Cerónicas de DMS Mexico
La Currency Conference 2023: Un evento que tomó 6 años en poder realizarse…
Cuando nos pusimos en contacto por primera vez con nuestro cliente, enseguida congeniamos y supimos que juntos crearíamos juntos una experiencia increíble, fue allá por el lejano 2018 cuando les ayudamos a visitar sedes y hoteles así como a experimentar lo más destacado de Ciudad de México para que su equipo de planificación de reuniones pudiera seleccionar lo mejor para sus asistentes de alto nivel. Y más adelante, durante marzo de 2020 cuando finalmente comenzamos a trabajar en los contratos; casi al mismo tiempo que el mundo se paralizaba por completo, por lo que inevitablemente tuvimos que negociar un cambio de fechas y tarifas.
Avanzando rápidamente hasta enero de 2023, el organizador del evento se dio cuenta de que algunos aspectos de la agenda no beneficiaban al modelo de negocio de su conferencia y que era muy necesaria una actualización, lo que, entre otras muchas cosas, nos planteó como primer reto que el evento pasara de 350 a 500 personas y dos cenas off-site completamente nuevas. Esto implicó que, a la mayor brevedad posible, nuestro equipo se movilizara para volver a asegurar los espacios de los que disponíamos anteriormente mientras buscábamos alternativas que se ajustaran a los nuevos requisitos.
"Durante marzo de 2020 cuando finalmente comenzamos a trabajar en los contratos; casi al mismo tiempo que el mundo se paralizaba por completo, por lo que inevitablemente tuvimos que negociar un cambio de fechas y tarifas."
"A pesar de las diversas discusiones que esto implicó, la primera noche se convirtió en una noche verdaderamente mexicana como resultado."
Nos enfrentamos a dos retos, el primero fue que los espacios que eran un fit perfecto para el grupo se parecían un poco, por lo que tuvimos que proponer conceptos muy diversos que acabaron siendo experiencias completamente diferentes para cada noche. Por lo que, a pesar de las diversas discusiones que esto implicó, la primera noche se convirtió en una noche verdaderamente mexicana como resultado, donde algunos de los personajes tradicionales con un twist interactuaron con los clientes a lo largo de la noche, esto junto con pequeñas actuaciones tuvieron lugar en el escenario principal que dejaron boquiabiertos a los asistentes.
"La siguiente noche ciertamente siguió la línea de dejar a los invitados gritando "¡Viva México!", sin embargo, optamos por darle los toques adecuados de una elegante cena de gala con música clásica mexicana."
La siguiente noche ciertamente siguió la línea de dejar a los invitados gritando "¡Viva México!", sin embargo, optamos por darle los toques adecuados de una elegante cena de gala con música clásica mexicana, y que en esencia pura, efectivamente fuera algo que sólo se podía vivir en México; y esto se dio porque trajimos a la orquesta de la ciudad que ofreció un concierto que fue acompañado por un ballet folklórico profesional. El espectáculo recibió una ovación de pie durante más de un par de minutos.
El segundo reto era el presupuesto, con dos nuevas cenas off-site y 150 personas más, cada dólar que pudiéramos ahorrar suponía una enorme diferencia. Pero es en situaciones como ésta cuando destacan las ventajas de apoyar la planificación de tu evento con un DMC local; nuestras relaciones con nuestros amigos y proveedores de confianza supusieron un ahorro de más de 5.000 dólares.
En palabras de los asistentes, ésta fue una de las mejores conferencias, hasta el punto de que se mostraron eufóricos de poder conocer los planes de futuro de nuestro cliente para las próximas ediciones. Inclusive, hubo algunas risas sobre lo difícil que iba a ser igualar el programa de México.
Publicado por DMS Mexico 2023
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